Ochrana identity patrí aj dotknutým osobám
Zodpovedná osoba je pracovník alebo organizačná zložka, ktorej úlohou je prijímať, preverovať a evidovať interné oznámenia od zamestnancov firmy alebo inštitúcie. Identita oznamovateľa, čiže osoby, ktorá upozorní na nezákonnú činnosť a identita dotknutej osoby, ktorej sa oznámenie týka, musia byť počas celého procesu vnútorného preverovania zo strany tohto pracovníka chránené ako dôverné informácie.
Bezpečné prijímanie oznámení
Pri prijímaní oznámenia je kľúčové zabezpečiť, aby prístup k nemu mali len zodpovedné osoby, ktoré sú určené na prevádzkovanie vnútorného oznamovacieho systému. Na tento účel sa používajú zabezpečené online formuláre, e-mailové adresy a iné komunikačné kanály, ktoré zaručujú, že sa informácie dostanú len k tým, ktorí ich potrebujú spracovať.
Opatrnosť pri preverovaní oznámení
Preverovanie oznámenia by malo byť vykonané s maximálnou opatrnosťou, aby sa zabránilo odhaleniu identity oznamovateľa alebo dotknutej osoby.
Evidencia pod zámkom
Aj po preverení oznámenia zostáva dôvernosť na prvom mieste. Toto je zabezpečené, ak je evidencia oznámení oddelená od akejkoľvek inej evidencie v organizácii. Dokumenty a záznamy spojené s oznámením musia byť uložené bezpečne, napríklad v uzamknutej miestnosti alebo v uzamykateľnej skrini, ku ktorej má prístup len zodpovedná osoba.
Porušenie mlčanlivosti je priestupkom
Povinnosť zachovávať mlčanlivosť stanovuje zákon a jej porušenie môže mať vážne dôsledky. Ak niekto neoprávnene odhalí identitu oznamovateľa alebo dotknutej osoby, dopúšťa sa priestupku, za ktorý môže náš úrad uložiť pokutu až do výšky 6 000 eur. Pri opakovanom porušení v lehote dvoch rokov môže pokuta stúpnuť až na 12 000 eur.
Výnimky z povinnosti mlčanlivosti
Existujú iba dve výnimky, kedy identita oznamovateľa môže byť poskytnutá iným inštitúciám.
- Ak oznamovateľ na to udelí písomný súhlas.
- V rámci trestného konania na dožiadanie vyšetrovateľa v prípade, že pre objasnenie prípadu je nevyhnutná svedecká výpoveď oznamovateľa. Aj vtedy však musí byť postup citlivý a opatrný, aby sa zabezpečila ochrana práv všetkých strán.
Opatrný by mal byť aj oznamovateľ
Ochrana identity oznamovateľa a dotknutej osoby však nie je výlučne v rukách zodpovednej osoby. Aj samotný oznamovateľ by mal dbať na to, aby svojim správaním neprispel k riziku úniku informácií.
Podrobnosti svojho oznámenia by nemal zbytočne šíriť medzi kolegami. Dôkladnou ochranou vlastnej identity môže totiž významne znížiť riziko odvetných opatrení. Podrobnejšie informácie o tom, čo je vhodné a čo nie, keď ste oznamovateľom, nájdete v staršom článku na našom blogu Som oznamovateľ – ako sa správať a čoho a vyvarovať.
Atmosféra bezpečia podporuje ochotu oznamovať
Ochrana identity oznamovateľov a dotknutých osôb je kľúčovým prvkom v právnej úprave ochrany oznamovateľov. Dôvernosť nie je len právnou povinnosťou, ale aj spôsobom, ako vytvoriť bezpečné prostredie, v ktorom sa ľudia neboja oznamovať nezákonnú činnosť. Ak si ľudia budú istí, že ich identita zostane chránená, budú ochotnejší vystúpiť a upozorniť na problémy. V prípade, ak sú riziká a s nimi spojené obavy oznamovateľa naozaj významné, odporúčame zvážiť aj možnosť anonymného podania oznámenia.
