Princíp dôvernosti pri preverovaní oznámení je jedným zo základných pilierov ochrany oznamovateľov. Pri vybavovaní oznámenia cez vnútorný oznamovací systém zamestnávateľa je postavený predovšetkým na mlčanlivosti zodpovednej osoby o identite oznamovateľa, obsahu oznámenia aj o identite dotknutej osoby.
Ochrana identity patrí aj dotknutým osobám
Zodpovedná osoba je pracovník alebo organizačná zložka, ktorej úlohou je prijímať, preverovať a evidovať interné oznámenia od zamestnancov firmy alebo inštitúcie. Identita oznamovateľa, čiže osoby, ktorá upozorní na nezákonnú činnosť a identita dotknutej osoby, ktorej sa oznámenie týka, musia byť počas celého procesu vnútorného preverovania zo strany tohto pracovníka chránené ako dôverné informácie.
To znamená, že ich identita nesmie byť odhalená v žiadnej fáze – pri prijímaní, preverovaní a evidovaní oznámenia a dôvernosť je zachovaná aj po ukončení preverovania.
Bezpečné prijímanie oznámení
Pri prijímaní oznámenia je kľúčové zabezpečiť, aby prístup k nemu mali len zodpovedné osoby, ktoré sú určené na prevádzkovanie vnútorného oznamovacieho systému. Na tento účel sa používajú zabezpečené online formuláre, e-mailové adresy a iné komunikačné kanály, ktoré zaručujú, že sa informácie dostanú len k tým, ktorí ich potrebujú spracovať.
Pri podaní oznámenia v papierovej forme je dôležité obálku s dokumentom viditeľne označiť nápisom, napr. „oznámenie o nekalej činnosti“ alebo „dôverné“, aby bola zodpovednej osobe doručená neotvorená.
Opatrnosť pri preverovaní oznámení
Preverovanie oznámenia by malo byť vykonané s maximálnou opatrnosťou, aby sa zabránilo odhaleniu identity oznamovateľa alebo dotknutej osoby.
Zodpovedná osoba v rámci preverovania musí overovať fakty a pracovať s podkladmi, ktoré si vyžiada od kolegov v organizácii. Pri tom je vždy potrebné kriticky posúdiť, či vyžiadané dokumenty môžu naznačovať alebo viesť k odhaleniu identity oznamovateľa. Ak je to potrebné pre rozptýlenie podozrenia, odporúča sa požiadať o väčší objem dát, ako len tie, ktoré sú k prevereniu skutočne potrebné.
Napríklad, ak zodpovedná osoba preveruje podozrivé verejné obstarávanie, môže si vyžiadať podklady k verejným obstarávaniam za určité, dlhšie obdobie. Minimalizuje tak možnosť odhalenia identity oznamovateľa kolegami, keďže nebude zjavné, ktoré verejné obstarávanie môže byť problematické.
Ak z preverenia vyplynie, že bol spáchaný trestný čin alebo správny delikt, príslušné orgány sú o tom informované bez uvedenia identity oznamovateľa. Samotné podanie je výsledkom preverenia oznámenia zodpovednou osobou a identita oznamovateľa nie je v tomto prípade zásadná. Samozrejme, identitu dotknutých osôb je potrebné uviesť, bez nej by nebolo možné prešetriť podozrenia a vyvodiť zodpovednosť.
Evidencia pod zámkom
Aj po preverení oznámenia zostáva dôvernosť na prvom mieste. Toto je zabezpečené, ak je evidencia oznámení oddelená od akejkoľvek inej evidencie v organizácii. Dokumenty a záznamy spojené s oznámením musia byť uložené bezpečne, napríklad v uzamknutej miestnosti alebo v uzamykateľnej skrini, ku ktorej má prístup len zodpovedná osoba.
Pri evidencii v elektronickej podobe je potrebné vylúčiť prístup akýchkoľvek ďalších osôb a tie, ktoré prístup k nej majú z povahy svojej práce, ako napríklad IT oddelenie, musia byť zmluvne viazané mlčanlivosťou. Technické a organizačné opatrenia musia byť navrhnuté tak, aby sa minimalizovalo riziko neoprávneného prístupu k citlivým informáciám.
Porušenie mlčanlivosti je priestupkom
Povinnosť zachovávať mlčanlivosť stanovuje zákon a jej porušenie môže mať vážne dôsledky. Ak niekto neoprávnene odhalí identitu oznamovateľa alebo dotknutej osoby, dopúšťa sa priestupku, za ktorý môže náš úrad uložiť pokutu až do výšky 6 000 eur. Pri opakovanom porušení v lehote dvoch rokov môže pokuta stúpnuť až na 12 000 eur.
Výnimky z povinnosti mlčanlivosti
Existujú iba dve výnimky, kedy identita oznamovateľa môže byť poskytnutá iným inštitúciám.
- Ak oznamovateľ na to udelí písomný súhlas.
- V rámci trestného konania na dožiadanie vyšetrovateľa v prípade, že pre objasnenie prípadu je nevyhnutná svedecká výpoveď oznamovateľa. Aj vtedy však musí byť postup citlivý a opatrný, aby sa zabezpečila ochrana práv všetkých strán.
Trestný poriadok v závažných prípadoch umožňuje využiť napr. inštitút chráneného svedka, teda utajenie totožnosti svedka v prípadoch, kedy by prezradenie jeho identity ohrozilo svedka alebo jeho blízku osobu. Osobné údaje oznamovateľa alebo svedka sa vedú mimo spisu, aby neboli sprístupnené osobám, ktoré môžu nahliadať do spisu. Tieto obavy je vždy vhodné riešiť ešte pred prvým výsluchom na polícii.
Opatrný by mal byť aj oznamovateľ
Ochrana identity oznamovateľa a dotknutej osoby však nie je výlučne v rukách zodpovednej osoby. Aj samotný oznamovateľ by mal dbať na to, aby svojim správaním neprispel k riziku úniku informácií.
Podrobnosti svojho oznámenia by nemal zbytočne šíriť medzi kolegami. Dôkladnou ochranou vlastnej identity môže totiž významne znížiť riziko odvetných opatrení. Podrobnejšie informácie o tom, čo je vhodné a čo nie, keď ste oznamovateľom, nájdete v staršom článku na našom blogu Som oznamovateľ – ako sa správať a čoho a vyvarovať.
Atmosféra bezpečia podporuje ochotu oznamovať
Ochrana identity oznamovateľov a dotknutých osôb je kľúčovým prvkom v právnej úprave ochrany oznamovateľov. Dôvernosť nie je len právnou povinnosťou, ale aj spôsobom, ako vytvoriť bezpečné prostredie, v ktorom sa ľudia neboja oznamovať nezákonnú činnosť. Ak si ľudia budú istí, že ich identita zostane chránená, budú ochotnejší vystúpiť a upozorniť na problémy. V prípade, ak sú riziká a s nimi spojené obavy oznamovateľa naozaj významné, odporúčame zvážiť aj možnosť anonymného podania oznámenia.
