Oznamovatelia, teda osoby, ktoré identifikujú a nahlasujú hrozby a nekalé praktiky poškodzujúce verejný záujem zistené na ich pracovisku, dôverujú externým inštitúciám (regulátorom, vyšetrujúcim orgánom), ktorým svoje oznámenia podávajú, že tie ich obsah podrobne preskúmajú a/alebo zabezpečia ich riadne vyšetrenie. Počas celého tohto procesu potrebujú oznamovatelia usmernenie, ako správne podať oznámenie, ako zabrániť odhaleniu svojej identity a zároveň od tejto inštitúcie potrebujú dostávať informácie o priebehu a výsledkoch vyšetrovania, ktoré ich oznámenie iniciovalo. Po podaní oznámenia príslušnému externému orgánu prechádza toto oznámenie rôznymi fázami, pričom tento proces môže zahŕňať aj viacero inštitúcií.