Je teda možné dokumenty k oznámeniu skladovať dlhšie ako 3 roky, keď v zákone o ochrane oznamovateľov sa uvádza lehota na evidovanie oznámení tri roky? Môžeme oznámenie a zápisnice následne archivovať alebo majú byť po troch rokoch skartované?
Z dôvodovej správy k zákonu vyplýva, že stanovením trojročnej lehoty na evidenciu oznámení je vyjadrená zásada minimalizácie uchovávania osobných údajov. Prihliadnutím na túto zásadu sa sleduje predovšetkým zámer spracúvať osobné údaje primerane, s obmedzením na nevyhnutný rozsah daný účelom, na ktorý sa spracúvajú. Inými slovami, že je neprípustné spracúvať údaje, ktoré nie sú nevyhnutne potrebné na dosiahnutie účelu spracúvania a právnemu základu.
Ak je teda predĺženie doby evidencie oznámení odôvodnené potrebou sledovania trestného konania, pričom je po celý čas prítomný účel spracúvania osobných údajov, potom je možné dokumenty k nemu uchovávať a skladovať aj dlhšie ako 3 roky. Avšak táto povinnosť explicitne nevyplýva zo zákona o ochrane oznamovateľov.
Archivácia, či prípadné skartovanie oznámenia a zápisnice je závislé od registratúrneho plánu konkrétnej organizácie, resp. od posúdenia príslušného štátneho archívu.
Zákon o archívoch a registratúrach stanovuje ako povinnosť pre každého pôvodcu registratúry evidovať všetky dokumenty, ktoré vznikli z jeho činnosti, ako aj došlé dokumenty. Po uplynutí lehoty uloženia registratúrnych spisov nasleduje ich zničenie alebo uloženie do archívu. Rozhodnutie sa vykoná na základe registratúrneho plánu organizácie a až po odsúhlasení príslušným archívom. Registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ukladáme do archívu a registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty zničíme. Po posúdení dokumentárnej hodnoty registratúrnych záznamov navrhnutých na vyradenie vydá príslušný štátny archív rozhodnutie o vyradení registratúrnych dokumentov, v ktorom rozhodne o trvalej dokumentárnej hodnote registratúrnych záznamov a termíne ich odovzdania do archívu, ako aj o tom, ktoré registratúrne dokumenty môže pôvodca registratúry zničiť.
Pre úplnosť je potrebné dodať, že zamestnávatelia, ktorí nie sú štátnymi orgánmi, nemusia mať registratúru v zmysle zákona o archívoch a registratúrach a sú povinní viesť iba evidenciu podľa zákona o ochrane oznamovateľov.
