📄 Vnútorný systém oznamovania slúži nielen pre zamestnancov firmy /inštitúcie, ale aj pre osoby v obdobnom vzťahu ako je vzťah zamestnanecký a tiež pre zmluvných partnerov. Aj preto je dobré, ak je vnútorná smernica zverejnená pre všetkých na webovej stránke inštitúcie.
📢 Ak vykonávate úlohu osoby zodpovednej za preverovanie oznámení vo vnútornom systéme a dostanete oznámenie od zamestnanca zmluvného partnera, ako prvú si možno položíte otázku, ako si môžete preveriť, či je tento človek skutočne zamestnancom firmy.
❓ Je potrebné žiadať od neho nejaký dôkaz, alebo kontaktovať zmluvného partnera, aby to potvrdil?
➡️ Právny odbor nášho úradu vám poradí, ako k tejto situácii pristúpiť.
✅ Ochrana identity oznamovateľov a dotknutých osôb je kľúčovým prvkom v právnej úprave ochrany oznamovateľov. V prípade prijatia oznámenia od zamestnanca zmluvného partnera je možné kontaktovať oznamovateľa za účelom doplnenia oznámenia a vyžiadania ďalších informácií aj ohľadom okolností, za akých sa dozvedel o oznamovanej skutočnosti. Vyžadovanie konkrétnych dôkazov o zamestnaneckom pomere však medzi úlohy zodpovednej osoby nepatrí.
✅ V danom prípade nie je vhodné ani kontaktovať zmluvného partnera za účelom overenia, či oznamovateľ je ich zamestnancom, keďže by v oboch prípadoch hrozilo odhalenie identity oznamovateľa. Zodpovedná osoba by sa mala zamerať na obsah podnetu. Každé oznámenie je potrebné preveriť do 90 dní od jeho prijatia.
✅ V hlavnej fáze preverovania zodpovedná osoba zbiera dostatok dôkazov, ktoré obsah podnetu buď potvrdia alebo vyvrátia. Podľa charakteru podnetu si môže prizvať k jeho preverovaniu príslušné oddelenie spoločnosti. V každom okamihu ale treba myslieť na to, aby boli dodržané princípy odbornosti, nestrannosti a mlčanlivosti, aby bola zachovaná ochrana oznamovateľa ako aj ostatných dotknutých osôb.
✅ Počas celého procesu od prijatia podnetu po ukončenie preverovania oznámenia a prijatia opatrení na nápravu zistených nedostatkov je nutné zachovávať mlčanlivosť o totožnosti oznamovateľa a všetkých dotknutých osôb.
