Vedeli ste, že okrem nášho úradu a prokuratúry či správneho orgánu, môžete porušenia zákona, ktoré ste si všimli pri výkone svojej práce, oznámiť cez špeciálny systém aj priamo svojmu zamestnávateľovi? Ide o vnútorný systém preverovania oznámení, ktorý majú mať podľa zákona zriadený všetci zamestnávatelia, ktorí majú 50 a viac zamestnancov a každý orgán verejnej moci, ktorý zamestnáva aspoň 5 ľudí.
Tento systém tvorí niekoľko prepojených súčastí:
- Vnútorný predpis, ktorý určuje postupy a pravidlá pri oznamovaní protiprávneho konania. Každý zamestnanec i každý nový človek, ktorý je do organizácie prijatý, by s ním mal byť oboznámený.
- Zodpovedná osoba – jeden pracovník alebo organizačná zložka, ktorej úlohou je prijímať, evidovať a preverovať oznámenia od zamestnancov. V obci a na samosprávach túto úlohu vykonávajú vždy hlavní kontrolóri. Vo firmách alebo inštitúciách majú túto agendu na starosti väčšinou oddelenia vnútornej kontroly alebo compliance manažéri.
- Bezpečné kanály na podanie oznámenia – vnútorný predpis určuje, akými kanálmi môžete oznámenie doručiť zodpovednej osobe. Väčšinou to býva webový formulár, mobilná aplikácia, e-mail, pošta, telefónna linka alebo osobne zodpovednej osobe.
Ako toto interné oznamovanie prebieha?
Ak ste si všimli, že sa na vašom pracovisku alebo aj pri zmluvných či iných vzťahoch vášho zamestnávateľa porušujú zákony a nechcete to nechať len tak, môžete sa najskôr obrátiť na váš interný systém. Preštudujte si vnútorný predpis a vyberte si kanál, ktorým kontaktujete zodpovednú osobu a zveríte sa jej s vašimi zisteniami. Váš zamestnávateľ môže prijímať interné oznámenia aj anonymne. Ak takú možnosť poskytuje, vhodný kanál si vyberte aj vzhľadom na to, či chcete ostať v anonymite alebo nie. S informáciami, ktoré máte, zaobchádzajte opatrne a nešírte ich zbytočne medzi kolegami na pracovisku, aby ste nezmarili preverovanie vášho oznámenia.
Zodpovedná osoba vaše oznámenie zaeviduje a do 7 dní je povinná potvrdiť vám jeho prijatie. Následne má 90 dní na to, aby vaše podozrenia preverila. Počas toho možno bude od vás potrebovať doplňujúce informácie, takže je dobré poskytnúť súčinnosť. Možno bude potrebné získať ďalšie dôkazy, či analyzovať interné dokumenty – zodpovedná osoba by mala byť vyškolená na to, aby to dokázala spraviť bez toho, aby vyvolala podozrenie u dotknutých osôb, teda u tých, voči ktorým je oznámenie namierené.
Zodpovedná osoba je tiež povinná zachovávať mlčanlivosť o obsahu oznámenia a vašej identite. Aj vďaka tomu by sa mala znížiť pravdepodobnosť, že ako oznamovateľ budete terčom odvetných opatrení.
Ak sa preukáže, že podozrenie bolo opodstatnené, organizácia musí prijať opatrenia na nápravu situácie, prípadne vyvodiť právne dôsledky pre vinníkov. Niekedy sa podarí situáciu vyriešiť interne a upraviť procesy tak, aby sa v budúcnosti situácia neopakovala. Vo vážnejších prípadoch môže interné oznámenie vyústiť až do podania trestného oznámenia alebo oznámenia o správnom delikte. Tie potom ďalej preveruje prokuratúra alebo správny orgán. Zodpovedná osoba je povinná oznamovateľa informovať o výsledku ich prešetrenia.
Kedy sa obrátiť na vnútorný systém oznamovania:
- Ak ho v zamestnaní máte zriadený, funguje a vy mu dôverujete
- Ak vaše podozrenia nemieria na zodpovednú osobu alebo osoby, ktoré sú jej blízke, teda ak nemáte pocit, že je v konflikte záujmov
- Ak sa neobávate pomsty v podobe odvetných opatrení od zamestnávateľa
- Ak si myslíte, že je vaša firma schopná vyriešiť situáciu interne, chcete byť diskrétny a vyhnúť sa externému vyšetrovaniu
- Pri menej závažnom porušení pravidiel, ktorému sa v budúcnosti bude dať vyhnúť úpravou firemných pravidiel
Čo prináša vnútorný systém organizácii
Vnútorné systémy preverovania oznámení sú dôležitým prvkom pre podporu spravodlivosti a transparentnosti v organizáciách. Správne fungujúci systém nielenže pomáha odhaľovať nelegálne praktiky, ale aj chráni zamestnancov pred neoprávnenou odvetou za ich oznámenie. Pre zamestnávateľov sú tieto systémy nielen povinnosťou, ale aj možnosťou, ako zlepšiť interné procesy a firemnú kultúru, čo vedie k zvýšenej dôvere a lepšej spolupráci v rámci celého kolektívu. Navyše chránia reputáciu firmy či organizácie.
Čo v prípade, ak vnútorný systém zlyhal
V prípade, ak ste sa na interný oznamovací systém obrátili, ale neboli ste spokojný s priebehom a výsledkom preverovania vášho oznámenia, odporúčame vám posunúť ho externým orgánom. Jedným z nich je aj náš úrad, ktorý vám poskytne právnu pomoc a podporu a podľa charakteru oznámenia vám pomôže s vypracovaním trestného oznámenia pre prokuratúru (v prípade trestných činov) alebo oznámenia o správnom delikte pre príslušný správny orgán. Zároveň vás dokáže ochrániť pred odvetnými opatreniami a ochrániť vašu identitu. V prípade zásadných porušení povinností zamestnávateľa pri vedení interného systému, môže náš úrad zamestnávateľa vyzvať na odstránenie zistených nedostatkov a v niektorých prípadoch mu aj uložiť pokutu.
